Todos os condomínios têm algo em comum: as reclamações. Viver em comunidade não é uma tarefa fácil e por isso sempre surgem situações que precisam ser mediadas pelo síndico ou o responsável em fazer cumprir as regras internas. E uma das ferramentas utilizadas neste contexto é o livro de ocorrências, o mais tradicional canal para comunicação formal. Mas para não tornar um problema em um problema ainda maior é preciso ter atenção na hora de utilizar essa ferramenta.
PENSE ANTES
Quando as reclamações são escritas e assinadas no livro de ocorrências elas se tornam documentos públicos, e por isso, devem ser bem pensadas antes de serem escritas. Uma dica é fazer um rascunho antes e se possível consultar um advogado, para então poder expressar ali seu propósito sem receio algum.
RESPEITE A PRIVACIDADE
É importante lembrar que o livro é público e por isso é necessário respeitar a privacidade e a honra das pessoas. Em casos extremos o livro de ocorrências pode ser apresentado como prova em possíveis ações judiciais. Apesar de ser uma forma para resolver os problemas, o condômino deve saber expressar suas insatisfações, já que outros moradores têm acesso ao livro e podem interpretar o texto de diversas formas.
SEJA ISENTO
O ideal é tentar descrever o incômodo da maneira mais isenta possível e nunca utilizar linguagem chula ou xingamentos. Uma reclamação mal formulada ou ofensiva pode gerar uma série de problemas.
OUTROS MEIOS
A reclamação pode ser feita de outra forma. Ou por e-mail ou presencial em casos, por exemplo, que evolvam situações desagradáveis, como reclamações referentes a ruídos amorosos ou de namoro de adolescentes nas áreas comuns do condomínio. Dessa forma, você não deixa de fazer a reclamação, o síndico tem uma prova do que ocorreu, e a intimidade das pessoas envolvidas no caso fica mais resguardada.
RESPONSABILIDADES
Além do reclamante, o síndico também pode ser responsabilizado pela exposição de outros moradores, caso divulgue informações sobre o problema. A sugestão é que o síndico, ao repassar os pedidos registrados no livro de ocorrências, o faça da maneira mais branda possível, transformando o texto em algo que não choque ou transtorne os outros moradores.
SOLUÇÃO
Existem ferramentas digitais que substituem os livros de ocorrências e otimizam o gerenciamento das demandas dos moradores. Os aplicativos condominiais costumam disponibilizar esse tipo de ferramenta que permite que tanto os moradores como os colaboradores registrem as ocorrências sem sair de casa, utilizando apenas o smartphone ou tablet. O sistema melhora a comunicação, não invade a privacidade dos moradores e ainda economiza papel.
